Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

1.1 Arcadia vzw als verwerkingsverantwoordelijke

Deze privacyverklaring is opgesteld door schoolbestuur Arcadia vzw, met maatschappelijke zetel te Herseltsesteenweg 4, 3200 Aarschot, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0409.949.615, hierna de 'verwerkingsverantwoordelijke' genoemd.

Wij, het schoolbestuur Arcadia vzw, zijn de organisator van onderwijs binnen de volgende scholen:

• Damiaaninstituut Aarschot (DIA) - instellingsnummers 123621, 31864, 31856
• Sint-Jozefsinstituut Betekom (SJIB) - instellingsnummers 32111, 32102
• Sint-Jozefscollege Aarschot (SJCA) - instellingsnummers 123638, 123638, 31849

• Instituut Sancta Maria Aarschot (SMA) - instellingsnummers 125252, 125261

• Vrije basisschool 't Sjibke Betekom - instellingsnummer 13169

• Vrije basisschool Houwaart - instellingsnummer 13094

• Sint-Annaschool Baal - instellingsnummer 12773
• Vrije basisschool Gelrode - instellingsnummer 13151
• Vrije basissschool Sancta Maria Aarschot - instellingsnummer 13111
• Vrije basisschool Bekaf Aarschot - instellingsnummer 13102
• Vrije basisschool Ourodenberg Aarschot - instellingsnummer 13128
• Vrije basisschool De Bolster Ramsel - instellingsnummer 12799
• Vrije basisschool De Klimboom Tremelo - instellingsnummer 12765
  ‍

Deze privacyverklaring informeert jou over het waarom en de wijze waarop je persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door de verwerkingsverantwoordelijke.

Deze privacyverklaring is een uiting van ons voornemen om in alle transparantie op te treden, dit in overeenstemming met de Wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming 30 juli 2018 en met de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (hierna de “Algemene Verordening Gegevensbescherming” genoemd).

Wij hebben in het bijzonder aandacht voor de bescherming van jouw privéleven en verbinden ons er bijgevolg toe om alle noodzakelijke en redelijke maatregelen te nemen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, diefstal, verspreiding of niet-toegelaten gebruik.

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die door ons worden opgevraagd en gebruikt. Als verwerkingsverantwoordelijke nemen wij de maatregelen die waarborgen dat jij:

• geïnformeerd blijft over onze verwerkingen van jouw persoonsgegevens;
• de controle behoudt over de persoonsgegevens die wij verwerken;
• je rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens kan uitoefenen.
  ‍

Indien je wil reageren op één van de hieronder vermelde bepalingen, kan je contact opnemen met de verwerkingsverantwoordelijke op het e-mailadres weergegeven in het punt 7 'contactgegevens' van deze privacyverklaring.

1.2 Aanspreekpunt informatieveiligheid en Data Protection Officer

Wij hebben als schoolbestuur een aanspreekpunt informatieveiligheid (AIV) aangeduid. Dit is de persoon die je binnen de school of scholengroep het eerste kan aanspreken als je vragen hebt rond je privacy.

Daarnaast doen we beroep op de Data Protection Officer van Katholiek Onderwijs Vlaanderen. Dit is een expert inzake de bescherming van persoonsgegevens en die een extra waarborg biedt voor de correcte verwerking van jouw persoonsgegevens door ons.

Je kunt het aanspreekpunt informatieveiligheid en de Data Protection Officer contacteren via de kanalen vermeld onder punt 7 'contactgegevens'.

2. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dat is dus niet beperkt tot de identificatoren als naam, voornaam, telefoonnummer en andere gegevens aan de hand waarvan men op unieke wijze kan geïdentificeerd worden, maar omvat ook alle informatie over geïdentificeerde of identificeerbare personen.

3. Welke gegevens verzamelen wij?

In de scholen verwerken wij hoofdzakelijk gegevens over leerlingen (en hun ouders) en van personeelsleden. Afhankelijk van het doeleinde van de verwerking verwerken wij verschillende types van persoonsgegevens. Je kunt per doeleinde, vermeld onder punt 4 van deze privacyverklaring, de categorieën van persoonsgegevens vinden die wij voor dat specifieke doeleinde gebruiken.

4. Waarvoor hebben we jouw persoonsgegevens nodig?

In het onderwijs gebruiken we persoonsgegevens voor verschillende doelstellingen: 

4.1 Onderwijs- en leerlingadministratie

4.1.1. Wat houdt dit in?

In het kader van de organisatie van het onderwijs verwerken wij een aantal gegevens van de leerling en de ouders. We gebruiken deze gegevens onder andere voor:

• het aanleggen van een leerlingenbestand ten behoeve van de organisatie van het onderwijs;
• het registreren van studievoortgang, toets- en examenresultaten en de deliberatieresultaten;
• het uitreiken van getuigschriften en diploma’s;
• het berekenen, factureren en innen van verschuldigde bedragen (financieel beheer);
• het communiceren met leerlingen en ouders;
• het behandelen van geschillen;
• het opvolgen van oud-leerlingen.
  ‍

De persoonsgegevens die wij ontvangen in het kader van de onderwijs- en leerlingenadministratie worden verder ook verwerkt voor statistische doeleinden. In het bijzonder om de kwaliteit van onze onderwijsactiviteiten te analyseren en te bewaken.

4.1.2. Welke categorieën van persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verzamelen en verwerken de volgende types van gegevens:

• identificatiegegevens (naam, adres, telefoonnummer, identiteitskaartnummer, paspoortnummer, INSZ-nummer, pasfoto, persoonlijk e-mailadres …);
• persoonlijke kenmerken (leeftijd, geslacht, geboortedatum, land en –plaats, burgerlijke staat, nationaliteit …);
• opleiding en vorming (overzicht van het reeds gevolgde onderwijstraject, evaluaties waaronder huiswerk-, toets- en examenresultaten, getuigschriften …);
• financiële gegevens (bankrekeningnummer …);
• gegevens die je voorrang kunnen geven bij inschrijving of extra subsidiëring voor de school kunnen betekenen (participatietoeslag, broers of zussen op school, Nederlandstalig studiebewijs ouders, opleidingsniveau moeder, werkadres ouders);
• gegevens betreffende de gezondheid indien dit vereist is voor jouw studie en/​of stage-activiteiten;
• aan- of afwezigheden op school;
• gegevens die mogen worden gebruikt om jou of je ouders te contacteren (vb. mobiele telefoon, e-mailadres) of gegevens van de door jou opgegeven personen die mogen worden gecontacteerd ingeval van nood.

4.1.3. Hoe verzamelen we deze gegevens?

Deze gegevens worden in opgevraagd bij het begin van je inschrijving op onze school of worden verzameld tijdens de periode dat jij school loopt. Sommige administratieve gegevens kunnen we ook verkrijgen vanuit je vorige school.

4.1.4. Wat is de rechtmatigheid om deze gegevens te gebruiken?

We vragen deze gegevens op omdat:

• Jij en je ouders een overeenkomst hebben met de school. Door ondertekening van het pedagogisch project en het schoolreglement gaan jij en je ouders akkoord dat de school de taak op zich neemt om jou onderwijs te geven, te evalueren …
• De school deze gegevens nodig heeft om haar wettelijke verplichtingen te vervullen. In de codex secundair onderwijs (art. 111 en volgende van het besluit van 17 december 2010 houdende de codificatie betreffende het secundair onderwijs, artikel ¹²³⁄₆ ivm overdracht schoolgegevens tussen onderwijsinstellingen(decreet van 27 mei 2011 aangaande de bekrachtiging van de bepalingen betreffende het secundair onderwijs).

4.1.5. Met wie delen we deze gegevens?

De medewerkers die toegang effectief nodig hebben voor de uitoefening van hun taken, krijgen toegang tot jouw gegevens. Deze personen handelen onder ons toezicht en onze verantwoordelijkheid.

Administratieve gegevens worden uitgewisseld met diensten van departement onderwijs en CLB. Dit om te voldoen aan de decretale verplichtingen die op de scholen rusten.

Bij schoolverandering kan de nieuwe school bepaalde gegevens vanuit de oude school ontvangen zoals geregeld in de onderwijswetgeving.

In het kader van georganiseerd leerlingenvervoer worden deze gegevens ook uitgewisseld met De Lijn.

In het kader van geschillen kunnen we deze gegevens delen met ondersteunende partijen, vb raadsman van de school.

4.1.6. Hoe lang bewaren we deze gegevens?

Voor het bewaren van deze gegevens baseren we ons op de vastgestelde bewaartermijnen die terug te vinden zijn in de documenten ​‘Bewaartermijn van Leerlinggebonden documenten’ (SO/2003/02) die door de overheid hiervoor is vastgelegd.

Daarna worden ze verwijderd, geanonimiseerd of gearchiveerd conform de geldende regelgevingen.

4.2 Leerlingenbegeleiding

4.2.1. Wat houdt dit in?

Als school bieden wij een kwaliteitsvolle leerlingenbegeleiding aan. Deze begeleiding heeft tot doel het bevorderen van jouw totale ontwikkeling, het verhogen van jouw welbevinden, het voorkomen van vroegtijdig schoolverlaten en het creëren van meer gelijke onderwijskansen. Op die manier draagt het bij tot het functioneren van jou in de schoolse én maatschappelijke context. Deze leerlingenbegeleiding situeert zich op vier verschillende domeinen:

• je begeleiden in je onderwijsloopbaan en studiekeuze;
• het leren en studeren;
• hoe je psychisch en sociaal functioneert in de klas en school;
• welke preventieve gezondheidsmaatregelen jij nodig hebt.
  ‍

Zonder jouw persoonsgegevens is deze kwaliteitsvolle begeleiding niet mogelijk.

Daarnaast kan het zijn dat jij het moeilijk hebt om je aan bepaalde regels van het schoolreglement te houden bijvoorbeeld door medeleerlingen te pesten. In het kader van dit ​‘grensoverschrijdend gedrag’ verzamelen wij persoonsgegevens van alle personen die bij het aangekaarte gedrag betrokken zijn.

4.2.2. Welke categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt?

Wij verzamelen en verwerken de volgende types van gegevens, die ook zogenaamde gevoelige gegevens kunnen omvatten:

• Identificatiegegevens (naam, adres, telefoonnummer …);
• persoonlijke kenmerken (leeftijd, geslacht, geboortedatum, burgerlijke staat van ouders …);
• opleiding en vorming;
• migratieachtergrond (nationaliteit);
• samenstelling gezin;
• gegevens betreffende de gezondheid;
• gegevens betreffende filosofisch of religieuze opvattingen;
• leefgewoonten (bijzonderheden betreffende het verbruik van goederen of diensten, gedrag van de betrokkene of zijn familie …);
• vrije tijdsbesteding;
• woningkenmerken van het individu of zijn familie;
• beroep en betrekking van het individu of zijn familie.

4.2.3. Hoe verzamelen we deze gegevens?

Deze gegevens worden in opgevraagd bij het begin van je inschrijving op onze school of worden verzameld tijdens de periode dat jij school loopt. Sommige gegevens kunnen we ook verkrijgen vanuit je vorige school en worden gebruikt om je optimaal verder te begeleiden.

4.2.4. Wat is de rechtmatigheid om deze gegevens te gebruiken?

Leerlingenbegeleiding is decretaal vastgelegd in volgende decreten:

• codex secundair onderwijs, artikel ¹²³⁄₂₁ en volgende;
• decreet betreffende de leerlingenbegeleiding in het basisonderwijs, het secundair onderwijs en de centra voor leerlingenbegeleiding.
  ‍

Omdat jij en je ouders een overeenkomst hebben met de school. Door ondertekening van het pedagogisch project en het schoolreglement gaan jij en je ouders akkoord dat de school de taak op zich neemt om jou te begeleiden.

4.2.5. Met wie delen we deze gegevens?

De medewerkers die toegang effectief nodig hebben voor de uitoefening van hun taken, krijgen toegang tot jouw gegevens. Deze personen handelen onder ons toezicht en onze verantwoordelijkheid.

Kwaliteitsvolle leerlingenbegeleiding doen we echter niet alleen. Daarom doen we een beroep op externe partners die ons daarbij helpen. Met hen kunnen we dan ook jouw leerlinggegevens uitwisselen. Deze partners zijn in hoofdzaak:

• Centrum voor Leerlingenbegeleiding (CLB);
• het ondersteuningsnetwerk voor leerlingen met een (gemotiveerd) verslag;
• externe hulpverleners (vb logopedisten) en dit op uitdrukkelijke vraag van jou of je ouders.
  ‍

We dragen gegevens over aan de nieuwe school om jouw begeleiding verder te zetten en dit volgens de specificaties van de onderwijswetgeving. Gegevens ivm tucht zullen nooit aan de andere school overgedragen worden.

Enkel indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, zullen jouw persoonsgegevens worden verstrekt aan politie- en onderzoeksdiensten en het gerecht.

4.2.6. Hoe lang bewaren we deze gegevens?

We bewaren deze gegevens maximaal 2 jaar nadat je onze school verlaten hebt.

4.3 Personeelsrekrutering

4.3.1. Wat houdt dit in?

We verzamelen je persoonsgegevens wanneer jij spontaan je CV opstuurt of solliciteert op een vacature. Daarnaast kunnen wij je persoonsgegevens ook verzamelen bij derden, zoals andere schoolbesturen in de scholengemeenschap. Na ontvangst van je sollicitatie kunnen wij ook gegevens over jou verzamelen tijdens sollicitatiegesprekken en middels vragenlijsten waarmee wij nadere informatie over je kwalificaties, vaardigheden, ervaring en arbeidsverleden verkrijgen.

4.3.2. Welke categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt?

De volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

• Identificatiegegevens (naam, adres, telefoonnummer …);
• Gedragsgegevens en persoonlijke kenmerken (leeftijd, geslacht, geboortedatum, burgerlijke staat, vaardigheden …);
• opleiding en vorming;
• Beroepsgegevens (werkervaring …)
• Gerechtelijke gegevens (Indien er een wettelijke verplichting is om een uittreksel - model 2 - uit het strafregister voor te leggen). Indien je dit niet kan voorleggen kan je niet aangeworven worden in het onderwijs.

4.3.3. Wat is de rechtmatigheid om deze gegevens te gebruiken?

Wij verzamelen je persoonsgegevens voor het nemen van alle noodzakelijke stappen alvorens een overeenkomst met jou aan te gaan en om te voldoen aan overige wettelijke verplichtingen die op ons rusten in het kader van de sollicitatieprocedure, zoals op grond van wetgeving die het bieden van gelijke kansen garandeert. Om deze redenen kunnen wij ook bijzondere categorieën gegevens verzamelen, met name ten aanzien van jouw gezondheid (of je bijzondere behoeften hebt), voor zover deze informatie voor een bepaalde functie relevant is en valt binnen de wettelijk vastgestelde beperkingen, zoals op grond van het arbeidsrecht en het sociale zekerheidsrecht.

Je bent verplicht deze gegevens te verstrekken; indien je jouw persoonsgegevens niet verstrekt, zijn wij helaas niet in staat de sollicitatieprocedure naar behoren op te starten, uit te voeren en aan te sturen.

4.3.4. Met wie delen we deze gegevens?

Sollicitatiegegevens worden verwerkt binnen het schoolbestuur. Je gegevens kunnen door alle scholen van het schoolbestuur gebruikt worden in het kader van een wervingsreserve.

4.3.5. Hoe lang bewaren we deze gegevens?

Je gegevens worden bewaard gedurende de sollicitatieprocedure en voor een periode van 24 maanden na afloop daarvan. Na deze termijn worden uw gegevens gewist, tenzij je wordt aangenomen en wij een dienstverband met je zullen aangaan.

4.4 Personeelsbeheer

4.4.1. Wat houdt dit in?

Wij verzamelen je persoonsgegevens om – in brede zin van het woord – uitvoering te kunnen geven aan de arbeidsovereenkomst die het schoolbestuur met jou gesloten heeft. Verwerking gebeuren hoofdzakelijk voor:

• personeelsadministratie;
• loonadministratie;
• personeelsbeheer;
• ziekteregistratie;
• schoolorganisatie;
• geschillenbehandeling;
• de naleving van andere wet- en regelgeving.

4.4.2. Welke categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt?

• identificatiegegevens (naam, adres, telefoonnummer …);
• gedragsgegevens en persoonlijke kenmerken (leeftijd, geslacht, geboortedatum, burgerlijke staat, vaardigheden …);
• opleiding en vorming (diploma’s en getuigschriften …);
• beroepsgegevens (werkervaring …)
• gerechtelijke gegevens (Indien er een wettelijke verplichting is om een uittreksel -model 2- uit het strafregister voor te leggen). Indien je dit niet kan voorleggen kan je niet aangeworven worden in het onderwijs;
• gegevens betreffende gezondheid (ziekte …);
• opdrachten
• functionerings- en evaluatiegegevens;
• verslagen van de beoordeling.

4.4.3. Wat is de rechtmatigheid om deze gegevens te gebruiken?

We gebruiken deze gegevens om uitvoering te geven aan de arbeidsovereenkomst die we met jou gesloten hebben.

Om de wettelijke verplichting die op schoolbesturen rust te voldoen. Met name artikel 23bis §17 van het Decreet betreffende rechtspositie van sommige personeelsleden van het gesubsidieerd onderwijs.

4.4.4. Met wie delen we deze gegevens?

De medewerkers die toegang effectief nodig hebben voor de uitoefening van hun taken in het kader van personeelsbeheer, krijgen toegang tot jouw gegevens. Deze personen handelen onder ons toezicht en onze verantwoordelijkheid.

Met de andere schoolbesturen binnen de scholengemeenschap wisselen we persoonsgegevens uit in het kader van onze wettelijke verplichting in verband met tijdelijke aanstelling en benoeming.

Departement onderwijs voor de loonadministratie van het gesubsidieerd personeel.

Het sociaal secretariaat voor de loonadministratie van andere personeelsleden.

Externe dienst voor preventie en bescherming op het werk voor wat betreft welzijnswetgeving.

4.4.5. Hoe lang bewaren we deze gegevens?

Je gegevens worden bewaard zolang je in dienst bent binnen het schoolbestuur en noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze verzameld werden of zolang relevante wet- of regelgeving dat voorschrijft.

4.5. Netwerk van de school

Je kunt als leerling gebruik maken van het (draadloos) netwerk van onze school. Wanneer je dit doet, worden volgende gegevens verzameld: het id waarmee jij je aanmeldt (bijvoorbeeld je gebruikersnaam of leerling nummer), het MAC-adres ter identificatie van jouw toestel en jouw surfgedrag (zoals het type informatie dat u zoekt en de voorkeuren voor bepaalde websites).

Wij verzamelen deze gegevens vanuit het gerechtvaardigd belang om eventueel misbruik van het netwerk te voorkomen. Mochten er illegale activiteiten plaatsvinden vanuit ons netwerk, dan kunnen we de toegang blokkeren voor het id waarmee werd aangemeld op het netwerk.

Deze gegevens worden in principe niet met anderen gedeeld, tenzij er op illegale wijze gebruik wordt gemaakt van het netwerk, of daartoe vermoedens. In dat geval kunnen de gegevens worden doorgegeven aan de gerechtelijke overheden en desgevallend onze professionele raadgevers.

4.6 Andere verwerkingen

Soms kan het gebeuren dat de school een specifieke verwerking van persoonsgegevens doet buiten de leerlingen- en personeelsadministratie of de leerlingenbegeleiding om. Voor deze specifieke verwerkingen zullen wij je steeds informeren en waar nodig toestemming vragen. Zo zal de school toestemming aan jou of je ouders vragen voor het specifieke gebruik van foto’s waar jij herkenbaar op staat (bijvoorbeeld indien we dit beeldmateriaal willen publiceren op de website), of wij vragen je toestemming om een adressenlijst te verspreiden binnen de ouders van de klas.

4.7 Websitebezoek

4.7.1. Welke gegevens worden verwerkt?

De verwerkingsverantwoordelijke verzamelt en verwerkt, volgens de modaliteiten en principes hierna beschreven, de volgende persoonsgegevens:

• Het domein van de gebruiker (automatisch opgepikt door de server van de verwerkingsverantwoordelijke), hier inbegrepen het dynamische IP-adres;
• Het e-mailadres van de gebruiker indien de gebruiker deze voorafgaandelijk heeft ingegeven, bijvoorbeeld door berichten te posten of vragen te stellen op de website, door via e-mail te communiceren met de verwerkingsverantwoordelijke, door deel te nemen aan discussiefora, door zich te identificeren om toegang te verkrijgen tot een beperkt deel van de website ...;
• Het geheel van informatie met betrekking tot de pagina’s die door de gebruiker op de website werden bezocht;
• Alle informatie die de gebruiker vrijwillig heeft meegedeeld, bijvoorbeeld in het kader van enquêtes en/of een inschrijving op de website, of door zich te identificeren om toegang te verkrijgen tot een beperkt deel van de website.

4.7.2. De persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt voor de hierna vermelde doeleinden:

• Het beheer en de controlewaarborgen wat de uitvoering van de aangeboden diensten  betreft;
• Het beantwoorden van vragen van de gebruikers;
• Het realiseren van statistieken;
• Het verbeteren van de kwaliteit van de website en de producten en/of diensten door de verwerkingsverantwoordelijke;
  ‍

De verwerkingsverantwoordelijke kan tevens gegevens verzamelen die geen persoonlijk karakter hebben. Deze gegevens worden gekwalificeerd als niet-persoonsgegevens en laten niet toe dat een bepaalde persoon in het bijzonder rechtstreeks of onrechtstreeks wordt geïdentificeerd. Deze gegevens kunnen bijgevolg voor ieder doeleinde worden gebruikt, bijvoorbeeld om de website te verbeteren, om de aangeboden producten en diensten te verbeteren of om publicaties te verbeteren van de verwerkingsverantwoordelijke.

In de hypothese waarin persoonsgegevens worden gecombineerd met gegevens zonder persoonlijk karakter, zodat het mogelijk is de betrokken personen te identificeren, zullen deze gegevens worden verwerkt als persoonsgegevens totdat de betrokken personen op basis van de bewuste gegevens niet meer kunnen worden geïdentificeerd, omdat de link tussen de persoonsgegevens en niet-persoonsgegevens is tenietgedaan.

4.7.3. Cookies op onze website

Onze website en de website van onze scholen gebruiken cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op jouw apparaat worden opgeslagen. Meer informatie hierover vind je in ons cookiebeleid.

4.7.4. Duurtijd van de bewaring

De verwerkingsverantwoordelijke bewaart in het algemeen de persoonsgegevens enkel in de periode die redelijkerwijs noodzakelijk is om de vooropgestelde doelen te verwezenlijken en in overeenstemming met de wettelijke en reglementaire vereisten.

Bij afloop van de termijn van bewaring zal de verwerkingsverantwoordelijke alles in het werk stellen om zich ervan te verzekeren dat de persoonsgegevens onbeschikbaar en onbereikbaar werden gemaakt.

5. Wat zijn je rechten en hoe kan je deze uitoefenen?

Met betrekking tot alle rechten die hieronder worden vermeld, behoudt de verwerkingsverantwoordelijke zich het recht om jouw identiteit na te gaan. Deze bijkomende informatie zal binnen een termijn van één maand na de aanvraag door de betrokken persoon worden gevraagd.

5.1 Recht op inzage van je gegevens

Je kan kosteloos je geschreven correspondentie verkrijgen, of een kopie van de persoonsgegevens die verwerkt werden door de verwerkingsverantwoordelijke.

De verwerkingsverantwoordelijke kan van jou een betaling eisen van alle redelijke kosten, op basis van de administratieve kosten voor iedere bijkomende kopie die door jou gevraagd wordt.

Van zodra je je vraag via elektronische weg indient, zal de informatie ook op elektronische wijze afgeleverd worden, tenzij je dit anders wenst.

Behoudens andersluidend beding in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, zal de kopie van zijn gegevens aan de betrokkene gecommuniceerd worden uiterlijk een maand na ontvangst van zijn aanvraag.

5.2 Recht op verbetering van je gegevens

Je kan op kosteloze wijze de verbetering vragen van je persoonsgegevens, als die fouten zouden bevatten, onvolledig of irrelevant zouden zijn, alsook vragen dat je gegevens zouden worden aangevuld als ze onvolledig blijken te zijn.

Behoudens andersluidend beding in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, wordt de aanvraag behandeld binnen de maand na het indienen ervan.

5.3 Het recht op beperking van de verwerking

Je kan een beperking verkrijgen van de verwerking van je persoonsgegevens in volgende gevallen:

• Wanneer je de juistheid van een gegeven betwist en enkel voor de periode die de verwerkingsverantwoordelijke nodig heeft om dit na te kijken;
• Wanneer het gebruik ongeoorloofd is of wanneer je de beperking van de werking verkiest boven de uitwissing van de gegevens;
• Wanneer je deze beperking nodig hebt voor een betwisting, uitoefening of verdediging in rechte, hoewel dit niet meer noodzakelijk is voor de voortzetting van dedoeleinden van de verwerking;
• Gedurende de periode die noodzakelijk is om de gegrondheid van een aanvraag tot verzet te onderzoeken, met andere woorden, de periode die de verwerkingsverantwoordelijke nodig heeft om een afweging te maken tussen jouw legitieme belangen en die van de verwerkingsverantwoordelijke.
  ‍

De verwerkingsverantwoordelijke zal jou ervan in kennis stellen van zodra de beperking van de werking wordt opgeheven.

5.4 Het recht op uitwissing (recht om vergeten te worden)

Je kan de uitwissing verkrijgen van je persoonsgegevens, als één van de hierna bepaalde motieven van toepassing is:

• De gegevens zijn niet meer noodzakelijk met betrekking tot de doeleinden van de verwerking;
• Je hebt je toestemming voor verwerking van je gegevens ingetrokken en er is geen juridische grondslag voor verdere verwerking;
• Je verzet zich tegen de verwerking en er is geen dwingend legitiem motief voor verdere verwerking en/of je oefent je bijzonder recht op verzet uit met betrekking tot direct marketingdoeleinden (hierin begrepen de profilering);
• De persoonsgegevens hebben het voorwerp uitgemaakt van een ongeoorloofd gebruik;
• De persoonsgegevens dienen te worden uitgewist teneinde een wettelijke verplichting na te leven (van hetrecht van de Europese Unie of het recht van een Lidstaat) waaraan de verwerkingsverantwoordelijke onderworpen is;
• De persoonsgegevens werden verzameld in het kader van een aanbod tot levering van diensten die zich tot kinderen richt;
  ‍

De uitwissing van de gegevens is echter niet van toepassing in de volgende gevallen:

• Van zodra de verwerking noodzakelijk is voor de uitoefening van het recht op vrije meningsuiting en het recht op informatie;
• Van zodra de verwerking noodzakelijk is om een wettelijke bepaling te kunnen naleven die verwerking vereist zoals voorzien door het recht van de Europese Unie of door het recht van één van de Lidstaten waaraan de verwerkingsverantwoordelijke onderworpen is, of wanneer de verwerking nodig is voor de vervulling van een taak van algemeen belang dan wel voor een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag;
• Van zodra de verwerking noodzakelijk is voor redenen van algemeen belang op het gebied van de volksgezondheid;
• Van zodra de verwerking noodzakelijk is voor archiveringsdoeleinden van algemeen belang, voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of voor statistische motieven, en op voorwaarde dat het recht op uitwissing de realisatie van de doeleinden van de verwerking onmogelijk kan maken of ernstig in het gedrag kan brengen;
• Van zodra de verwerking noodzakelijk is voor de betwisting, uitoefening of verdediging in rechte.
  ‍

Behoudens andersluidend beding in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, is de verwerkingsverantwoordelijke ertoe gehouden om binnen een redelijke termijn en uiterlijk binnen de maand, te antwoorden op jouw vraag tot uitwissing en dient hij zijn antwoord te motiveren indien hij voornemens is geen gunstig gevolg aan je vraag te geven.

5.5 Het recht op gegevensoverdraagbaarheid

Je kan op ieder ogenblik vragen om op kosteloze wijze je persoonsgegevens te bekomen in een gestructureerd en algemeen gebruikt formaat, leesbaar door machines, met oog op overdracht ervan aan een andere verwerkingsverantwoordelijke:

• Indien de verwerking van de gegevens uitgevoerd wordt met behulp van geautomatiseerde processen; en
• Indien de verwerking gebaseerd  is op jouw toestemming of op een overeenkomst die werd gesloten tussen jou en de verwerkingsverantwoordelijke.
  ‍

Onder diezelfde voorwaarden en volgens dezelfde modaliteiten heb je eveneens het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke te eisen dat de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben rechtstreeks zouden worden overgemaakt aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens, voor zover dit technisch mogelijk is.

Het recht op overdraagbaarheid van de gegevens is niet van toepassing op de verwerking die noodzakelijk is voor een taak van algemeen belang of die deel uitmaakt van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke opgedragen werd.

5.6 Bestemmelingen van de gegevens en openbaarmaking aan derden

De bestemmelingen van de verzamelde en verwerkte gegevens zijn, naast de verwerkingsverantwoordelijke zelf, de personeelsleden, de met zorg uitgekozen commerciële partners, gelegen in België of de Europese Unie, die samenwerken met de verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de levering van diensten.

In de hypothese waarin de gegevens zouden worden openbaar gemaakt aan derden met direct marketingdoeleinden of om commerciële prospectiedoeleinden, zal de gebruiker hier voorafgaandelijk over geïnformeerd worden teneinde hem toe te laten om de verwerking van zijn gegevens door derden al dan niet te aanvaarden.

Gezien deze overdracht gegrond is op basis van jouw toestemming, kan je op ieder ogenblik je toestemming opnieuw intrekken.

De verwerkingsverantwoordelijke leeft alle in voege zijnde wettelijke en reglementaire bepalingen na en zal er in ieder geval op toezien dat zijn partners, personeelsleden, onderaannemers en andere derden die toegang hebben tot de persoonsgegevens, dit privacybeleid naleven.

De verwerkingsverantwoordelijke behoudt zich het recht voor om persoonsgegevens openbaar te maken indien een wet, een juridische procedure of een bevel van een publieke autoriteit deze openbaarmaking noodzakelijk zouden maken.

Geen enkele overdracht van persoonsgegevens zal plaatsvinden buiten de Europese Unie door de verwerkingsverantwoordelijke.

5.7 Recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming

Op de scholen van Arcadia vzw worden noch jij of je ouders onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming.

5.8 Hoe je rechten uitoefenen?

Om voormelde rechten uit te oefenen kan je een schriftelijke aanvraag richten aan de school per e-mail via privacy@​arcadadiascholen.​be.

Bij de uitoefening van jouw recht verzoeken wij je om duidelijk aan te geven op welk recht jij je wenst te beroepen en tegen welke verwerking(en) jij je eventueel verzet of welke toestemming je wenst in te trekken.

‍

6. Veiligheid

Je persoonsgegevens worden beschouwd als strikt vertrouwelijk. Wij treffen de gepaste technische en organisatorische maatregelen om de verstrekte en verzamelde persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging, toevallige of onwettige toegang of enige andere ongeoorloofde verwerking van persoonsgegevens.

Met verwerkers van persoonsgegevens zijn afspraken gemaakt over hoe ze de persoonsgegevens in onze opdracht moeten verwerken.

De verwerkingsverantwoordelijke gebruikt, wanneer hij gegevens op de website ontvangt of verstuurt, steeds encryptietechnologie die binnen de IT-sector erkend werd als zijnde de industriële standaard.

In geval de persoonsgegevens die de verwerkingsverantwoordelijke verwerkt geschonden zouden worden, zal deze snel handelen teneinde de oorzaak ervan te achterhalen en aan de situatie te verhelpen. De verwerkingsverantwoordelijke brengt de gebruiker hiervan op de hoogte wanneer de wet hem daartoe verplicht.

7. Contactgegevens

Wil je jouw rechten uitoefenen, heb je een vraag of een klacht over hoe jouw persoonsgegevens verwerkt worden, contacteer dan ons aanspreekpunt voor informatieveiligheid door je vragen te mailen naar privacy@arcadiascholen.be

Indien je contact wenst op te nemen met de Data Protection Officer kan je dit doen via dpo@katholiekonderwijs.vlaanderen. Hierbij vermeld je steeds de volgende gegevens: naam instelling (zie punt 1.1), instellingsnummer (zie punt 1.1) en adres, je naam en je e-mailadres zodat de DPO je vraag verder kan afhandelen.

8. Bezwaren en klachten

Indien je niet tevreden bent met ons antwoord, indien je opmerkingen hebt omtrent de uitoefening van jouw rechten of indien je meent dat onze verwerking van jouw persoonsgegevens niet in regel zou zijn met de huidige wetgeving, dan heb je het recht om hierover een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be

9. Toepasselijk recht en bevoegde rechtsmacht

Het Belgisch recht is van toepassing op deze website. In geval van een geschil zijn enkel de rechtbanken van het arrondissement Leuven bevoegd.

10. Diverse bepalingen

De verwerkingsverantwoordelijke behoudt zich het recht om op ieder ogenblik de bepalingen van deze privacyverklaring te wijzigen. De wijzigingen zullen gepubliceerd worden met melding wat hun inwerkingtreding betreft.

Deze privacyverklaring werd het laatst gewijzigd op 15 september 2023.

‍